무늬가 없는 갈색 종이 표지에 서명을 필사하였다. 필사한 서명 ‘宮內部記錄總’의 아랫부분에 장서표가 부착되어 있어 읽을 수 없으나 ‘目錄’이 기록되어 있을 것으로 추정된다. 표지의 우측 상단과 하단에 첨지가 있는데, 첨지에는 ‘古484’가 기록되어 있다. 그중 하단의 첨지는 ‘8’을 ‘0’으로 수정하였다. 표지 이면에 정오표가 있으며, 標題紙에 서명과 인쇄일(隆熙三年十一月印刷), 간행처(宮內府奎章閣記錄課)가 기록되어 있다. 본문은 四周雙邊, 有界, 7段13行으로 되어 있으며, 판심에 儀軌類 등이 목차에 따라 구분하여 인쇄되어 있다. 서미에 장서를 점검한 점교 표시가 있으며, 간혹 첨지를 붙여두었다.

 1908년 9월 23일 제정된 규장각 분과 규정 제정에 의하여 규장각에 典謨課, 圖書課, 記錄課, 文事課의 4과가 설치되었다. 9월 25일부터 시행되었는데, 규장각은 대한제국 황실의 기록물과 도서 등을 담당하는 기구로 재편되었고, 그중 기록과에서 공문서류의 편찬 및 보관, 공문서류의 정리 및 분류, 綸綍, 日省錄, 上奏文, 儀軌, 冊文 및 簇子의 尙藏에 관한 사항, 史庫에 관한 사항을 담당하게 되었다. 따라서 관제 개정 이후에 각 과에서 소장하던 공문서 기록들을 정리하여 규장각에서 관리한 것으로 추정된다.

 규장각 기록과에서 1909년 11월에 작성한 범례는 총 4가지로, 1907년 12월 이전에 작성된 기록 및 그 이후에 본부 2~3청과로부터 송부받은 공문서류를 수록하고 있다. 舊公文, 즉 報題는 그 책명을 싣고, 관제 개정 이후의 공문으로 본과에서 수령한 것은 그 수가 극히 극소하여 기록편찬보존규정에 의하여 편성하기가 불가능하므로 수령 당시의 冊名 혹은 件名을 게재하여 그 검색에 용이하게 하였다. 본 서목 중 연대 간지를 기입한 것은 역대 순차에 의하여 기록하였다. 기록하지 않은 것은 조사 중이므로 게재하지 않았다.

 궁내부 기록은 의궤류와 등록류, 일기류, 공문류, 잡서류의 총 5개로 나누어 서목을 작성하였으며, 책자 명칭, 연대 간지, 책수, 책호, 결책수, 번호(함, 가) 등 7개 항목으로 분류하여 기록하였다. 예외적으로 공문은 年別, 種別, 冊名又件名, 張數, 冊數, 官職名, 番號(函, 架)의 8개 항목으로 분류하여 기록하였다. 공문 중 제156면의 11~13항, 제157면의 1~3항은 인쇄된 종이를 붙여 책명을 수정하였다.

 수록된 책수는 다음 표와 같다. 책수를 수정하거나 결본수를 추가한 경우도 포함된 것으로, 수정하기 전의 수는 괄호 안에 표기하였다.

 

『宮內部記錄總目錄』 내 수록된 책수
	총 장수	총 책수	결본수	현존본
의궤류		1,492(1,490)	70(68)	1,422
등록류		478(477)	10	468(467)
일기류		3,270	30	3,240
附		368(369)	1	367(368)
附		2,302	0(1)	2,302(2301)
附		504		504
附		1,270	21	1,249
附		222		222
공문류	28	814		842
附	102	155		257
잡서류		392(408)	2	390(406)

 

 각 장 마지막에 각 장마다 책수, 결책수가 기록되어 있으며, 각 類마다 총 책수와 결책수, 현존 책수가 연필로 기록되어 있다. 광곽 하단에 각 서가마다 해당하는 책수가 기록되어 있으며, 책수 등의 변화에 따라 ‘一增’ 등으로 표기하고, 본문의 숫자도 수정하였으며, 별도로 서미에 첨지를 붙여 표시하였다. 별도로 공문서류 부분은 점교 표시를 하거나 책수를 헤아리지 않고 있다.

 의궤류 중에 주묵으로 점을 찍어 표시한 부분이 있는데, 점이 찍힌 자료는 서고에 비치하였다는 기록이며, 잡서류 중 제169면의 ‘同文彙考’, 제174면의 ‘兵學指南’, ‘紀效新書’, ‘隸陣總方’, ‘具純處分傳敎’는 붉은색 펜으로 삭제하였다.