表題는 ‘報告及回牒存案’이다. 不分卷 1冊(130張) 구성의 5침 線裝本으로 표지는 문양이 없는 黃色 종이이며, 본문의 종이는 洋紙를 사용하였다. 표지 우측 상단에 ‘宗廟’, 面紙에 ‘明治四十五年(1912)一月至大正元年(1912)十二月 宗廟’, ‘報告及回牒存案’이라고 묵서되어 있다. 판식은 四周雙邊, 有界, 無魚尾, 左邊 하단에 ‘李王職’이라고 인쇄된 형태의 朱色印札空冊紙이나 일정하지 않다. 본문도 10行字數不定 小字雙行으로 된 국한문 혼용의 筆寫本이지만, 판식의 변화에 따라 일정하지 않은 모습을 보인다. 본문 중에 여러 담당자의 인장이 날인되어 있고, 표지 이면에 ‘西紀一九七三年十二月藏書閣再裝’이라는 스탬프를 날인하여 본서가 1973년에 改裝되었음을 알 수 있다.

 1912년 1월 4일부터 약 1년 동안 한국인 宗廟 典祀補가 李王職 掌祀係의 일본인 주임이나 사무관에게 올리는 보고서 및 근무성적월보·통지서·청원서·지원서 등의 공문서를 날짜별로 정리해놓은 자료다. 몇몇 문서에 교정 표시가 있고, 각종 보고서에 號數가 표기되었다.

 매달 초 작성된 보고서에 이전 달의 근부성적월보가 첨부되었는데, 종묘 전사 및 전사보 이하 員役의 근무 기록이다. 전사 1명과 전사보 4명은 매달 2~8일, 守僕 20명은 15~16일, 房直 3명은 31일, 軍士 8명은 20~31일을 출근한 것으로 적혀 있다.

 매달 종묘의 각 直所에 땔감과 연료를 분배한 일을 비롯하여 薦新 물품을 창덕궁과 덕수궁에 진상하고, 장사계에 올린 내용을 기록한 보고서도 있다. 천신 물품은 靑魚·白魚·秀魚·生兎·早藿·生鰒 등으로 다양하였다. 5월의 천신 물품 보고서 다음에 1911년부터 올린 천신 품목이 수록되어 있는데, 소맥·대맥·앵두·수박[西瓜]·참외[眞瓜]·청포도·홍시·송이·유자·은행 등 다양하였다.

 3월에는 종묘의 설비품과 祭器 보수 및 기타 수리가 필요한 곳에 대한 보고서가 있다. 正殿 18실과 永寧殿 14실을 각각 조사하여 보고하였다. 神榻·冊寶藏·幣匪·祭器俎床·地衣 등을 수리하거나 새로 마련하였고, 재실과 각종 부속 건물 등을 보수하였다. 이 일이 끝난 뒤 종묘 정전과 영녕전·齋室·移安廳 등의 제기와 도서 비품 장부를 다시 작성하여 올렸는데, 놋쇠로 만든 각종 제기 및 木床과 木板 등의 이름과 수량이 적혀 있다. 明成皇后(1851~ 1895)의 제사와 선원전 작헌례 때의 제기는 별도로 정리하였다. 도서와 懸板 목록도 있는데, 현판 30좌, 列聖冊 2책, 『오례의』 25책, 『속오례의』 7책 등의 전례서와 『대전회통』과 『척사윤음』 각 1책, 『선원계보기략』 16권, 종묘와 영녕전의 도식책 각 1책, 종묘와 영녕전 휘호책·축식책 등이 1책씩 보관되어 있었다.

 4월에는 종묘와 영녕전 수리 후 고유제를 지낸 다음 창덕궁과 덕수궁에 제물을 진상하고, 각처에도 나누어 올렸다는 기록이 있다. 5월 하향대제와 11월 동향대제가 끝난 뒤에도 제물을 각 궁과 각 처에 올렸다. 9월과 10월에는 회계국과 산림국 등에서 종묘 안의 나무를 조사하여 뽑아 간 일이 있었고, 폭풍에 나무가 쓰러져 시설물이 손상된 일에 대한 내용도 있다.

 일제강점기 종묘의 전반적인 관리 상황을 알 수 있다. 종묘의 관리 인원과 근무 상황, 제기 및 현판·서적의 보유 현황, 천신 물품의 종류와 수량 등을 구체적으로 확인할 수 있는 자료이다.