총 1책으로 구성되어 있다. 표지서명은 ‘報告及回牒存檔’이다. 갈색 표지의 線裝本으로, 표지 좌측 상단에 표지서명이, 우측 상단에 ‘本廟’라는 글이 기재되어 있다. 뒤표지 이면에 ‘西紀一九七三年十二月/藏書閣再裝’이라는 글이 2행에 걸쳐 기재되어 있다. 본문의 앞뒤에 필사 용지 1장을 비우고 좌측에서 우측의 순서로 ‘報告及回牒存檔/本廟/明治四十四年二月起’라는 글이 3행에 걸쳐 기재되어 있다. 본문의 필사에 다양한 印札空冊紙가 사용되었는데, 四周雙邊이며 有界인 것은 모두 동일하나, 行數는 10행과 13행이, 絲欄은 朱絲欄과 靑絲欄이, 魚尾는 上下向朱魚尾와 上下向靑魚尾, 無魚尾가, 판심제 아래 인쇄된 내용은 ‘宮內府’와 ‘昌德宮’, ‘李王職’ 등이 혼재되어 있다. 본문은 국한문을 혼용하여 작성했는데, 그중 한글을 빨간색으로 수정한 뒤 그 우측에 한글과 같은 내용의 가타카나를 기재한 부분도 있다. 광곽 밖에 ‘存檔件’, ‘存案件’ 등의 글을 기재하기도 하였다. 본문 곳곳에 李載德 등 다수의 개인 인장이 날인되어 있다. 필사 시기는 본문의 내용을 통해 명치 44년, 곧 1911년임을 알 수 있다.

 표제인 ‘報告及回牒存檔’에서 ‘報告’는 하급 기관이 상급 기관에 보고하는 것이고, ‘回牒’은 통첩에 대한 회답이며, ‘存檔’은 ‘存案’과 같이 폐기하지 않고 보존하여 두는 문서를 의미한다.

 이 책의 구성은 회첩 4건, 위임장 1건, 통첩 1건, 나머지 제1호부터 제35호까지의 보고서로 이루어졌다. 문서의 형식은 회첩 제1호의 경우 문서 번호, 문서의 내용, 발신 날짜, 발신자의 성명과 날인, 수신자의 직위와 성명이 각각 행을 달리하여 순서대로 적혀 있고, 제2호부터는 문서 번호, 발신 날짜, 발신자, 수신자, 본문 순으로 되어 있다.

 문서의 발신자는 宗廟典祀 李載德, 典祀補 金益東·金弘植·金永來·李昌善·金用漢 등이고, 수신자는 장사계 陵務主任 이왕직 사무관 村上龍佶, 장사계 물품취급주임 有馬秀一, 장사계 典祀管 守所주임 劉海鍾 등이다. 여기서 수신처인 장사계는 1910년 대한제국 황실이 이왕가로 격하되면서 일본 宮內省 소속 기구였던 이왕직의 사무분장 기구 중 하나이다. 이왕직은 宮內大臣의 관리에 속하여 왕족 및 공족의 家務를 관장하였는데, 1894년부터 마련된 궁내부 산하의 기구를 통폐합하여 이왕직에 서무·회계·장시·장사·장원계를 두었다. 1911년(순종 4)에 규정된 「이왕직 관제」의 ‘사무분장규정’에 따라 제사에 관한 사항, 廟·殿·宮 및 墳塋의 管守에 관한 사항, 雅樂에 관한 사항을 맡았던 곳이 바로 장사계이다. 이에 당시 종묘의 직원들은 이왕직 사무관에게 결재 문서를 전송했고, 회첩 형식으로 승인받았다.

 본서의 주요 내용을 살펴보면, 종묘 직원들에 대한 임금 지급 위임 건, 薦新, 춘향대제 등 종묘 제사에 쓸 각종 물품 및 기물에 대한 지출 건, 제사에 사용된 제향 음식(生石首魚, 燔肉, 葦魚蕨菜, 直魚竹笋, 中脯 등)을 창덕궁과 덕수궁에 분배하는 건, 종묘 직원의 신규 채용과 해임 건, 특정 업무에 관한 직원의 선정과 봉급 수령에 관한 건, 건축물 등 파손된 곳의 수리에 관한 건 등에 대한 요청과 결재사항 등이었다. 각 보고마다 중요 사안에 대해 우측에 ‘存檔件’이라 표시하고, 책의 마지막에 3월, 6월, 9월에 남아 있는 물품 수량의 명세서를 표로 남겨놓았다. 보고는 1911년 12월 28일, 종묘전사 이재덕의 ‘報告第參五號’가 마지막이다.

 이 문서집은 이왕직에 소속된 종묘의 직원과 그들의 업무를 파악하는 데 귀중한 자료이다. 한일강제병합 이듬해에 작성된 이 자료는 일제의 강점 이후 종묘의 행정 변화를 밝히는 데 활용 가치가 있다. 특히 이왕직 체제에서 종묘의 운영과 관리가 어떻게 이루어졌는지 이해할 수 있는 자료이다. 이와 유사한 자료로 장서각 소장의 1914년 『宗廟報告存案』(K2-2178)과 1928년 『宗廟報告請求存檔及接受綴』(K2-2180)이 있어 참고가 된다.