총 14책으로 구성되어 있으나, 본래 15책으로 제1책이 없는 零本이다. 표지 서명은 ‘吏文謄錄’이다. 황색 표지의 線裝本으로, 花紋이 있다. 표지의 좌측 상단에 표지 서명과 책차가, 우측 상단에 중국 연호와 干支, 月이, 총 책 수 표시에 ‘共十五’라는 글이 기재되어 있다. 공격지가 있다. 제13책만 표지를 재장하여 표지 서명을 ‘吏曹謄錄’으로 기재했다가 ‘曹’에 X 표시를 하고, ‘文’으로 고쳤다. 제13책의 재장된 뒤표지 이면에 ‘西紀一九七一年四月 / 藏書閣再裝’이란 글이 있다. 본문의 필사에는 無郭, 無絲欄, 無版心의 楮紙를 사용하였다. 본문 상단에 간지나 내용을 기재한 경우가 있다. 앞 공격지나 본문 첫 장 하단에 표지 서명과 책차를 기재한 첨지가 붙어 있고, 본문 곳곳에도 내용 보충을 위한 첨지가 있다.

이 등록은 매년 연속적으로 수록해놓은 것이 아니어서 중간 중간 빠져 있는 해가 많다. 수록되어 있는 연도를 보면 1593~1594년, 1596년, 1600~1602년, 1605년, 1616년, 1619년, 1621년이다. 주로 앞부분은 임진왜란 시기여서 왜군에 대한 대책을 논의하는 내용이 대부분이다. 조선 국왕과 명나라 장수 이여송, 송응창 그리고 명나라 병부와 주고받은 내용이 대부분이다. 전쟁 중이어서 군량미와 군수품 조달에 관한 내용도 다수 보인다. 표지에 ‘共十五’라고 필서해놓은 것으로 보아 모두 15책으로 구성되어 있었던 것으로 보인다. 그러나 현재 1책은 결본이고 나머지 14책이 남아 있다. 표제인 ‘吏文謄錄’ 아래에 二~十五까지 일련번호를 매겨놓았다.

이문이란 중국과 주고받는 외교문서 및 우리나라의 관청 공문서 등에 사용되던 독특한 한문 문체를 말한다. 특히 한문을 토대로 중국의 속어 또는 특수한 용어 등을 섞어 쓴 공문서식을 가리킨다. 중국의 속어로는 ‘怎麽(무슨)·這裏(여기)·那廝(이놈)’ 등이 그 예이고, 특수한 용어로는 ‘照會·該用·呈乞施行·合行移咨’ 등이 그 예이다. 우리나라에서 이문이 문제된 것은 중국과의 외교문서에 이것이 사용되었기 때문이다. 외교문서는 원래 순수한 한문으로 썼으나 이러한 이문으로도 썼는데, 한문만 통달하여서는 그것을 이해하지 못한다. 이에 고려 공양왕이 吏學敎官을 司譯院에 두어 이문을 가르치기 시작하였고, 조선조에서도 사역원 또는 승문원에서 이문교육이 행하여졌다.

승문원은 조선시대 事大交隣에 관한 문서를 관장했던 관서이다. 아울러 이문의 교육도 담당하였다. ‘槐院’이라고도 하였다. 조선 개국 초에 文書應奉司가 설치되어 사대교린에 관한 문서를 관장했는데, 이를 ’應奉司’라고도 하였다. 1411년(태종 11) 6월 문서응봉사를 승문원으로 고쳤다. 그리고 1466년(세조 12) 1월 개편되어 『경국대전』에 법제화되었다.

조선에서 중국에 보냈던 문서 종류는 表, 箋, 奏本, 咨文, 申文, 呈文, 照會 등이다. 그리고 중국에서 조선으로 보낸 문서 종류는 詔, 勅, 자문, 誥命, 조회 등이다.

원래 조선 국왕이 중국의 황제에게 올리는 글을 표문, 황태후와 황후 및 황태자에게 올리는 글을 전문이라 하였다. 그런데 조선 사신이 중국 禮部에 바치는 자문은 표문과 전문으로 문장을 작성하였다.

주본에는 크게 年貢奏本과 奏請奏本이 있었다. 전자는 주로 歲幣의 물품 목록을 기재한 문서이고 후자는 주로 어떤 사정을 진술하는 내용으로 구성된 문서이다.

자문은 조선시대 중국과의 사이에 외교적인 교섭이나 통보, 조회할 일이 있을 때에 주고받던 공식적인 외교문서이다. 조선 국왕과 명, 청나라의 六部 관아 사이에서 오고 간 외교문서이다. 이 등록에도 상당수가 자문 형식의 문서가 수록되어 있다.

신문은 조선과 중국 양국 衙門 간에 사용되었던 문서이다. 발신 명의는 조선 국왕이 아니고 의정부 영의정으로 되어 있다. 정문은 아문의 명의로 보내는 문서가 아니고 사신의 명의로 중국 아문에 보내는 문서이다.

 외교문서를 집대성한 『同文彙考』는 조선과 중국 간에 오고 간 문서를 분류하여 연대순으로 편찬했다. 1636년(인조 14)부터 1881년(고종 18)까지 청나라와 오고 간 문서가 대부분이다. 그런데 이 등록은 그 이전 시기 명나라와 주고받은 문서를 수록하여 문서사적으로나 역사 연구에 많은 도움이 된다. 특히 임진왜란 시기 명나라와 긴밀한 협조를 위해 주고받은 문서가 다수 수록되어 이 시기 연구를 위해서도 의미 있는 자료이다.